Pense um momento. Qual é a queixa mais comum de todos os trabalhadores sem exceção? De certeza que a resposta é ter a sensação de que o tempo que temos não chega para tudo o que devíamos fazer. A gestão eficaz do tempo, não é uma tarefa fácil.
Tem 24 horas por dia ou 144 minutos ou 86.400 segundos e tem que reparti-lo pelas três vidas que vive numa só vez:
PESSOAL
FAMILIAR-SOCIAL
PROFISSIONAL
O tempo é um recurso escasso, limitado e que é imprescindível para todo e qualquer desejo/necessidade humana. Divertir-se, dormir, trabalhar, comer…. Tudo nos exige tempo.
Conseguir poupar para um carro novo, acabar a nova proposta de melhoria para o seu projeto de trabalho, chegar aos objetivos de venda para usufruir de rendimentos extras. Tudo acaba sendo uma questão de tempo.
Apesar de trabalhar com toda a rapidez, não chega a acabar as tarefas, não tem tempo para disfrutar da família, não faz desporto nem vê os seus amigos como gostaria.
Estes são alguns dos sintomas que podem indicar uma má organização do trabalho e emprego do seu tempo:
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Tem objetivos pessoais confusos e instáveis
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Não tem um plano de trabalho diário
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Não sabe dizer “não”
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Não deixa margem para imprevistos
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Utiliza mal os meios de comunicação (telefone, correio, visitas….)
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Interessa-se pelo que há para fazer(tarefas) e não pelo que quer obter(objetivos)
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Não negoceia os prazos de resposta
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Utiliza mal o tempo de entrevistas
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Tem dias cada vez maiores
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Cansaço e mau humor permanente
Estudos realizados, indicam que um profissional normal sente-se insatisfeito com o modo como utiliza 45% do seu tempo diário. Há culpados? Sim, provavelmente nós mesmos e os nossos hábitos, este último tem também a sua parte positiva que é o facto de a solução estar nas nossas mãos.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA são conceitos básicos que nos ajudarão a melhorar a utilização do tempo no nosso dia de trabalho.
Eficácia= FAZER AS COISAS BEM. Há que ter em conta que não garante bons resultados, simplesmente se limita a fazer bem o que faz, mas, e o que não se faz por falta de tempo?
Eficiência= FAZER O QUE REALMENTE HÁ PARA FAZER. Uma pessoa eficiente é a que conhece o resultado que deve alcançar e o que deve fazer para o conseguir utilizando o mínimo possível de recursos.
É essencial combinar eficiência e eficácia para utilizar bem o tempo disponível.
Quando utilizar o tempo que tem no seu dia de trabalho, além de saber o que há para fazer e como fazer para atingir um objetivo, é aconselhável determinar o tempo que se dedica a cada uma das tarefas que realiza.
Esta distribuição do tempo pelas tarefas não é nada fácil, a realidade dos profissionais dos departamentos comerciais e de direção é a dificuldade em determinar este tempo. Quem sabe quanto ocupará realizar uma venda? Como determinar o tempo a dedicar á formação de uma equipa. Neste caso, é ainda mais importante uma boa planificação partindo de um conhecimento detalhado das tarefas a realizar.
OS PRINCIPIOS UNIVERSAIS
De seguida citamos dois princípios universais com os quais rapidamente nos vemos identificados:
O princípio de Pareto ou a regra do 80/20
Os elementos críticos de qualquer grupo constituem, geralmente, só uma minoria.
Estatisticamente, 20 % do tempo de trabalho contribui para 80%dos resultados
A Lei de Parkinson
Todo o trabalho expande-se indefinidamente até ocupar o tempo disponível para a sua realização completa.
Devemos disponibilizar tempo suficiente para as tarefas mas não excessivo, porque se disponibilizo uma hora para uma tarefa, quase de certeza que demorarei uma hora a realizá-la. Mas, se disponibilizo só meia hora, possivelmente me ocupará pouco mais que este tempo.
1ª O tempo que uma tarefa requere, cresce em proporção ao número de vezes que a interrompe e recomeça
AS TAREFAS AUMENTAM AO INTERROMPÊ-LAS
Alguma vez conseguimos realizar uma tarefa mais ou menos complexa de uma só vez? Se um trabalho requere um determinado tempo para obter um resultado, as interrupções fazem com que não possamos reiniciar onde paramos mas sim” um pouco antes”. Para poder retomar o trabalho, a nossa mente precisa de um tempo adicional.
2ª Para um trabalho pequeno arranja-se sempre tempo. Para um grande é mais difícil arranjar o tempo necessário.
PROGRAMAR E REALIZAR UM TRABALHO GRANDE SUPÕE DIFICULDADES MUITO SUPERIORES ÀS DE UM PEQUENO
Usaremos uma comparação para ilustrar a dificuldade de enfrentar um trabalho grande “É difícil estacionar camiões ”
Se nos fixamos na primeira Lei e aplicamos a uma tarefa grande, rapidamente concluímos que vai ser difícil programar e, portanto, realizar um trabalho importante.
Necessitaremos tempo suficiente, quando achamos que o temos, começamos o trabalho com energia, mas começamos a tropeçar com muitas dificuldades, interrupções, pequenas tarefas que se intercalam a qualquer momento, tal como uma moto que podemos estacionar entre carros, mas estacionar camiões é outra questão bem mais difícil, finalmente não continuamos e o que acontece?
Acabamos por atrasar as tarefas importantes mas não urgentes á espera do “furo perfeito” que, certamente, não aparecerá.
Tudo isso leva a um problema sério, porque as tarefas importantes requerem, normalmente, bastante tempo. Mas, o pior, é que não costumam parecer urgentes.
3ª O valor de uma tarefa cresce em forma de “S”, não em proporção ao tempo que se lhe dedica.
Portanto, O PERFEITO RARAMENTE SE TORNA RENTÁVEL, a melhor forma de entender esta terceira Lei é com um gráfico:
Inicialmente, a tarefa consome um tempo que não aumenta diretamente o seu valor, se a damos por concluída, teremos uma tarefa incompleta, o que chamaremos de imperfeito. Mas a pressão de um prazo pode levar-nos a esta situação.
Na última parte da curva temos a zona do perfecionismo, o produto é cada vez melhor, mas o esforço necessário para atingir esta melhoria torna-se claramente pouco rentável. Esta situação responderia á Lei de Parkinson vista anteriormente
Entre uma e outra zona, temos o que chamaríamos de zona de eficiência. Esta é a zona que alcançamos de forma intuitiva quando realizamos um trabalho com desejo de qualidade mas temos outros á espera
O perfecionismo torna-se tão pouco rentável como o imperfeito. Certas ocasiões falta tempo para tarefas grandes e importantes, que resolve de forma pouco profissional por as ter começado tarde. Mas é perfecionista noutros trabalhos mais pequenos e sem importância (um correio eletrónico, uma chamada telefónica) aos quais dedica demasiado tempo.
4ªAs pessoas eficazes dedicam quatro vezes mais tempo aos assuntos importantes que não são urgentes do que aos assuntos secundários. Esta é melhor maneira de evitar uma crise
SER EFICAZ DESTINGUINDO OS ASSUNTOS IMPORTANTES DOS URGENTES
Por isso é recomendável fazer sempre uma escala das tarefas em função dos parâmetros requeridos (duração, prazo de entrega, horas de dedicação, etc.) que será a forma de nos ajudar a distinguir entre uma tarefa importante e uma secundária.
O QUE PODE FAZER E QUE NÃO FAZ PARA MELHORAR A GESTÃO DO SEU TEMPO?
PORQUE NÃO FAZ?
